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Una Base de Datos está compuesta por un conjunto de tablas o archivos. Para una mayor comprensión podemos ejemplificar la siguiente Base de Datos de compras.

ARCHIVO DE PRODUCTOS

Código artículo	Descripción del material	Unidad	Cantidad
1.01.01 1.01.02 1.02.01 2.01.01 3.01.01 4.01.01 4.01.02 4.01.03	CD-ROM RW IDE Disco rígido ATA 66 Disco Flexible de 3 1/2" 1,44 Mbytes Sonido de 16 bit Papel carta para impresora. Pentium II 200Mhz Pentium III 500Mhz Pentium III 800Mhz	Unidad Unidad Caja de 10 Unidad Resma 100 hojas Unidad Unidad Unidad	10 20 20 5 25 7 8 9

ARCHIVO DE PROVEEDORES

Código proveedor	Nombre del proveedor	Teléfono del proveedor	Dirección del proveedor
001 002 003	Inca Tel Infocad Herrera Compusistem	4923-4803 4633-2520 4232-7711	Av. La Plata 365 Doblas 1578 Av. Rivadavia 3558

ARCHIVO DE ORIGEN DE LOS PRODUCTOS

Código proveedor	Código del artículo	Precio
001 002 003 002 001	1.01.01 1.01.01 1.01.01 2.01.01 4.01.03	70,00 80,00 75,00 50 450

Esta Base de Datos contiene información de tres Entidades:

• Datos sobre productos (Entidad producto), almacenados en el archivo de PRODUCTOS;
• Datos sobre proveedores (Entidad proveedores), almacenados en el archivo PROVEEDORES y;
• Datos sobre el origen de los productos (Entidad origen del producto), o sea, los productos son provistos por cada proveedor y viceversa, almacenados en el archivo de ORIGEN DEL PRODUCTO.

La información almacenada en cada uno de estos archivos se conoce con el nombre de Entidad. Por lo tanto una entidad es cualquier persona, cosa o evento, real o imaginario, de interés para la organización y acerca del cual se capturan, almacenan o procesan datos.

Además, cada uno de estos archivos está formado por un conjunto de registros que describe, a través de los atributos o datos (columna), cada entidad en él almacenado. Un atributo es pues, cualquier detalle que sirve para identificar, clasificar, cuantificar o expresar el estado de una entidad.

Todos los registros de un archivo, identificados por las filas de cada tabla, poseen el mismo formato, o sea tienen el mismo conjunto de datos o atributos, identificados por las columnas, que describen a las entidades.

En otras palabras los registros están formados por un conjunto de datos almacenados en los campos de cada atributo; y cada registro debe contener el conjunto de atributos necesarios, para describir completamente cada entidad sobre la cual una organización necesita almacenar y obtener información.